Tietosuojaseloste

MLL Jyväskylän yhdistys ry:n tietosuojaseloste

 

1.       Rekisterinpitäjä

MLL:n Jyväskylän yhdistys ry

puh. 045-632 7414 mll.jyvaskyla@gmail.com Tourukatu 25 D 49 40100 Jyväskylä

 

2.       Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Nella Kärmeniemi  

mll.jyvaskyla@gmail.com

 

Tourutuvan asiakkuuteen liittyen:

Perhekeskusjohtaja Anne Savolainen

puh. 045-632 7414 tourutupa.jyvaskyla@gmail. com

 

3.       Rekisterin nimi

Jäsenrekisteri

 

4.       Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, oikeutettu etu huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä, vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on (esimerkkejä):

-          Jäsenpalvelut

-          Jäsenviestintä

-          Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen

-          Varainhankinta

Perhekeskus Tourutuvan asiakkaiden henkilötietoja kerätään tilastointia ja tiedottamista varten. Lasten kerhoissa henkilötietoja tarvitaan toiminnan (laadukkaan varhaiskasvatuksen) toteuttamiseen, tiedottamiseen sekä hallinnollisten syiden (palvelusetelit ym) vuoksi.

 

 

5.       Käsiteltävät henkilöryhmät ja tietosisältö

Rekisterinpitäjä käsittelee jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia jäsenen henkilötietoja. MLL jäsenet ja luottamushenkilöt sekä MLL:n ansiomerkin saaneet henkilöt, jäsenlehden tilaajat ja vapaaehtoiset ei-jäsenet:

 

-          Sukunimi

-          Etunimet

-          Kutsumanimi

-          Syntymäaika / syntymävuosi

-          Katuosoite

-          Postitoimipaikka

-          Jäsenlaji

-          Maksut

-          Luottamustehtävät

-          Ansiomerkit

-          Perheenjäsenet

-          Jäseneksi liittymispäivä

-          Ammatti

-          Osallistuminen MLL:n keskusjärjestön järjestämiin koulutuksiin

Perhekeskus Tourutuvan avoimen kerhotoiminnan asiakkailta kerätään seuraavat tiedot:

-          Sukunimi

-          Etunimi

-          Lapsen ikä

-          Asuinpaikka

Lasten kerhoihin osallistuvilta lapsilta ja heidän huoltajiltaan kerätään seuraavat tiedot:

-          Sukunimi

-          Etunimet

-          Syntymäaika

-          Katuosoite

-          Postitoimipaikka

 

 

6.       Tietolähteet

Jäsenten ja asiakkaiden itsensä täyttämät lomakkeet, jäsenpalvelun täyttämät tiedot. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan liittoyhteisöön kuuluvilta tahoilta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

Perhekeskus Tourutuvan työntekijät dokumentoivat kerhoissa toteutettavaa toimintaa valtakunnallisen varhaiskasvatussuunnitelman mukaisesti. Dokumentoinnin tietolähteenä on lapset ja heidän huoltajansa.

 

 

7.       Tietojen luovutukset ja siirrot

Jäsentiedot tallennetaan MLL:n keskitettyyn jäsenrekisteriin. Tietoja käytetään sekä keskusjärjestön että paikallisyhdistyksen toimesta edellä kuvattuihin tarkoituksiin.

Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.

Perhekeskus Tourutuvan asiakkaiden henkilötietoja ei luovuteta ilman asiakkaan tai hänen huoltajansa suostumusta, ellei se ole lapsen tai perheen hyvinvoinnin kannalta välttämätöntä.

 

 

8. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Luottamustehtävissä olleet ja ansiomerkin saaneiden henkilöiden tiedot säilytetään pysyvästi historiakirjoituksen vuoksi. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään kaksi vuotta.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

Perhekeskus Tourutuvan asiakkaiden henkilötietoja säilytetään sähköisesti ja ne on suojattu palomuurein ja salasanoin. Osa tiedoista (avoimen päiväkodin kävijälista) säilytetään paperisena versiona lukollisessa kaapissa sen aikaan, kun asiakkuus jatkuu. Tämän jälkeen tiedot hävitetään. Niiden henkilöiden, jotka ovat jättäneet sähköpostiosoitteensa tiedotusta varten, sähköpostiosoitteet hävitetään kun asikkuus päättyy tai kun asiakas niin toivoo. Kerholaisten vasut (varhaiskasvatussuunnitelmat) säilytetään viisi (5) vuotta. Ainoastaan Tourutuvan työntekijöillä on pääsy näihin tietoihin.

 

 

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustat käsittelyä. Reksiterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

 

 

10. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

 

 

11. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.